“Smart Management System” je moderan DMS (Document Management System) sa posebnim modulima za radne procedure (workflow) i e-upravu ( e-government)
Softverski paket “Smart Management System” je projekat i autorsko djelo SMART TECH-a na kojem su saradjivali vodeći stručnjaci iz oblasti informatičkih nauka u Crnoj Gori.
Na više tenderskih procedura, u konkurenciji sa najpoznatijim sistemima iz regiona, proglašen je najboljim i najlakšim za upotrebu
“Smart Management System” je moderan softverski sistem koji unapredjuje tok informacija, dokumentacije i komunikaciju medju zaposlenim u organizaciji.
Naš modifikovani softverski proizvod je upotrijebljen za softversko rješenja za više različitih sistema.
Pomenuta softverska rješenja je karakterisalo uspostavljanje platforme za razmjenu podataka, uvezivanje većeg broja korisnika/jedinica sa terena, izgradnja jedinstvene baze podataka koja omogućava analizu i upoređivanje podata, praćenje provođenja aktivnosti, integrisani menadžment podataka i reporting u skaldu sa međunarodnim standardima.
Naš sistem je uspješno implementiran u Opšinama Cetinje, Kotor i Ulcinj i obuhvatio je brojne službe sa preko sto radnih procedura.
KOMPARATIVNE PREDNOSTI PREDLOŽENOG TEHNIČKOG RJEŠENJA
Kako su naši softverski proizvodi izgradjeni na open source platformi klijenti ne moraju da snose teret troškova licenciranja softvera.
Za upis podatka i za rad sa bazama podataka primjenjujemo POSTGRESQL DATABASE SYSTEM koji je potpuno besplatan i potpuno po performansama i sigurnosti uporediv sa skupim komercijalnim proizvodima tipa Oracle, MS SQL server, Informix i sl.
Rezultat te primjene je da nema troškova licenciranja softvera za servere baza podataka, po broju procesora niti po broju računara koji pristupaju serverima.
Takodje nema troskova licenciranja pristupa serveru i serverskom operativnom sistemu (CAL licence itd) jer koristimo LINUX sisteme ( centos, mandriva)
Tako su naši proizvodi već u startu znatno jeftiniji od bilo kog sličnog proizvoda što je u najboljem interesu naših kupaca i to je, uz stručnost i iskustvo, naravno naša glavna komparativna prednost .
Posjedujemo iskustvo u izradi i implementaciji sistema sa milionima transakcija u višekorisničkom mrežnim okruženjima.
Smart-tech je ovlašćeni distributer hardverske komponenete sistema ( specijalni brzi skeneri, serveri ) tako da klijent dobija kompletan sistem po principu “ključ u ruke”
Smart-tech garantuje lokalnu podršku i prilagodljivost sistema poslovnim i organizacionim potrebama preduzeća.
NAMJENA I KONCEPT SMART MANAGEMENT SISTEMA
“Smart Management System” je softverski sistem a ujedno i korporativno softversko rešenje čiji je osnovni cilj je da omogući automatizovano sprovođenje i obavljanje poslovnih procesa u okviru organizacione strukture uz minimalnu upotrebu fizičke papirne dokumentacije(upravljačko-arhivsko-dokumentacioni sistem), što garantuje brzinu pristupa, sigurnost i praćenje rada u svim fazama, kao i da komunikaciju u okviru institucije prevede u elektronski oblik kako bi jasniji i pregledniji bio način i kvalitet obavljenih radnih postupaka.
Ovo projektno rješenje generalno omogućava uvodjenje radnih tokova i procedura, pohranjivanje dokumenata koji su pristigli u elektronskom obliku u jedinstvenu elektronsku arhivu, skeniranje papirnih dokumenata i njihovo arhiviranje, kreiranje novih dokumenata/izvjestaja po unaprijed definisanim šablonima, njihova obrada, razmjena, praćenje i distribucija i sve to uz kompletnu komunikaciju izmedju subjekata koji su uključeni u proces.
“Smart Management System” se može podijeliti u tri glavne cjeline softverskog paketa:
A MENADŽMENT/EVIDENCIJA PROCESA
Ovaj dio sistema predstavlja automatizaciju protoka dokumenata i informacija kroz radne procese .
Za svaki radni proces se na osnovu definisanih pravila uspostavljaju radni tokovi koji omogućavaju praćenje faza, statusa u kojima se neki predmet ili dokument može naći, zatim definisanje kontrolnih tačaka (verifikovanje i odobravanje od strane ovlašćenih lica) od početka do kraja životnog ciklusa nekog radnog toka.
Nakon definisanja radnog toka, sistem omogućava uspostavljanje tog toka, autorizaciju i nadzor nad uspostavljenim tokom. Nema ograničenja u pogledu broja radnih tokova.
B ARHIVSKI i DOKUMENTACIONI SISTEM (E – Library)
Smart sistem omogućava brzu i efikasnu pretragu, arhiviranje, skeniranje i distribuciju elektronskih i drugih dokumenata i fajlova. Svaki dokument nakon njegovog evidentiranja u sistemu praktično istog trenutuka postaje dostupan i raspoloživ korisnicima u skladu sa pravima pristupa.
C SARADNJA i KOMUNIKACIJA
Ovaj dio sistema omogućava direktnu komunikaciju izmedju subjekata u preduzeću uz potpunu podršku i saradnju sa arhivsko-dokumentacionim i menadžment podsistemima.
FUNKCIONALNOST SISTEMA
Projektovana funkcionalnost “Smart Management System” – a je sledeća:
- Elektronsko upravljanje
- Podrška odlučivanju
- Centralno arhiviranje dokumenata
- Evidentiranje, klasifikacija i definisanje predmeta i dokumenata
- Obuhvat svih tipova elektronskih dokumenata
- Obuhvat dokumenata preko e-mail-a
- Skeniranje i arhiviranje papirnih dokumenata
- Definisanje neograničenog broja radnih postupaka i procedura
- Sprovođenje radnih tokova baziranih na propisanim procedurama
- Autorizacija i zaštita od nekontrolisanog pristupa na nivou predmeta
- Mogućnost efikasnog pretraživanja dokumenata
- Definisanje, praćenje i evidencija događaja nad dokumentima
- Odobravanje dokumenata
- Izrada neograničenog broja šablona i njihova primjena pri izradi dokumenata
- Definisanje događaja i njihovo praćenje putem kalendara
- Definisanje neograničenog broja korisnika i grupa korisnika
- Interna i eksterna komunikacija svih zaposlenih i organizacionih cjelina putem e-mail-a
- Pretvaranje e-mail-a u arhivski dokument i obratno
- Slanje arhivskog dokumenta korisniku
- Slanje obavještenja korisniku ili grupi korisnika uz zahtijevanu povratnu potvdu o prijemu ili potvrdi koraka u toku dokumentacije
POSLOVNE PREDNOSTI UVOĐENJA SMART MANAGEMENT SISTEMA
Poslovne prednosti koje predstavljaju konkretan rezultat uvođenja SMART MANAGEMENT sistema su brojne i višestruke.
- Bolja preglednost poslovanja – lako se može vidjeti ko radi nad kojim predmetima i ko je u kojoj fazi rada
- Pregled poslovne komunikacije – nema pogrešno shvaćenih radnih zadataka i prebacivanja odgovornosti za neizvršenje radnih zadataka
- Bolja podjela poslova – čime se postiže veći učinak u poslovanju što je direktna posljedica dosljednog praćenja radne procedure
- Standardizacija poslovanja – omogućava da se dosljedno sprovodi radna procedura, koriste standardni propisani obilici poslovne dokumentacije (na nivou standardizovanih šablona)
- Centralizacija arhive – dostupnost, sigurnost i nadzor nad dokumentoma u skladu sa propisanom autorizacijom
- Veća brzina i pouzdanost distribucije, razmjene i dostupa do dokumentacije – nema gubitka vremena, dokumenata, kašnjenja u dostavi dokumenata jer su praktično istog trenutka dostupni
- Dostupnost informacija u preduzeću – centralnoj arhivi svih dokumenata se može pristupiti sa bilo koje lokacije u oviru jedinstvenog informacionog sistema preduzeća
- Olakšan rad sa poslovnim partnerima i donošenje odluka – bazira se na efikasnoj razmjeni dokumenata sa poslovnim partnerima, elektronsku ovjeru i verifikaciju od strane odgovornih lica uz poštovanje autorizacije i bezbjednosti sistema
MODUL ZA ARHIVIRANJE/SKENIRANJE
Omogućava automatizovan unos skeniranih papirnih i elektronskih dokumenta, njihovo arhiviranje, klasifikaciju i efikasnu pretragu.
Sto se tiče modula za skeniranje mi koristimo poseban pristup u kojem se svaki skenirani document se automatski snima u fajl i onda ga naš ili bilo koji nezavisni softverski paket može zasebno obraditi.
Tako se izbjegava ukljucivanje twain i drugih nestabilnih modula za skeniranje u sistem jer oni cesto dovode do tehnickih problema
MODUL ZA UPRAVLJANJE RADNIM TOKOVIMA i PROCEDURAMA
Ovaj modul predstavlja automatizaciju protoka dokumenata i informacija kroz radne procese .
Za svaki radni proces se na osnovu definisanih pravila uspostavljaju radni tokovi koji omogućavaju praćenje faza, statusa u kojima se neki predmet ili dokument može naći, zatim definisanje kontrolnih tačaka (verifikovanje i odobravanje od strane ovlašćenih lica) od početka do kraja životnog ciklusa nekog radnog toka.
Nakon definisanja radnog toka, sistem omogućava uspostavljanje tog toka, autorizaciju i nadzor nad uspostavljenim tokom. Nema ograničenja u pogledu broja radnih tokova
MODUL ZA INTERNU KOMUNIKACIJU
Omogućava potpunu internu komunikaciju izmedju zaposlenih . Interna komunkacija se odvija kroz zapise u bazi podataka na serveru i ne zavisi od spoljašnjeg saobraćaja.
Posebna pogodnost je sto se nijedna interna poruka ne može obrisati a postoji evidencija kada je ona primljena, odnosno pročitana.
MODUL ZA MENADŽMENT
Pruža sofisticirani mehanizam pomoću kojeg menadžeri mogu imati potpunu informaciju o stepenu realizacije svakog radnog zadatka, efikasnosti svakog pojedinca u njihovom sektoru
RADNI KALENDAR i PLANER
Omogućava svakom zaposlenom preglednu i jasnu grafičku informaciju o akcijama i obavezama koje se od njega očekuju
ZAŠTITA i AUTORIZACIJA
Korišćenje Smart Sistema podrazumijeva bezbjedan rad svih korisnika u skladu sa propisanom autorizacijom i sistemom zaštite dokumenata od neovlašćenog pristupa.
Svaki autorizovani korisnik može da radi samo sa onim dokumentima/fajlovima na koje po bilo kom osnovu ima pravo.
Autor predmeta može da dodijeli prava drugom korisniku.
Naš sistem u potpunosti obuhvata sve važne procesne oblasti
- Prijem i zavođenje i obrada upita/dokumenata/fajlova.
- Praćenje obrade predmeta/zadataka i nadzor
- Dostava /razmjena informacija
- Procesuiranje informacija
- Analitika i uporedjivanje podataka
- Priprema izvještaja/ export podataka
U našem softveru predmeti su klasifikovani u vrste i mogu imati foldersku strukturu i hijerarhiju neograničene dubine.
Dokumenti se smjestaju u predmete, komitenti (stranke) se efikasno dodaju i pretražuju
Moguće je izdavanje potvrde o prijemu predmeta, potvrda o plaćenim taksama i sl
Sistem podržava pretragu dokumenta po preko 30 različitih vrsta upita, a nove pretrage se dodaju lako.
Upiti ima statuse , ‘u toku’, ‘odbijen itd a postoji i mogućnost slanja SMS ili e-mail obavještenja zainteresovanoj strani koja je izvrsila upit.
Dostava predmeta je definisana kroz internu i kroz eksternu dostavu sa postovanjem svih pravila vodjenja djelovodnika.
xZatvori
Prijava